Aktivitas - Aktivitas Siklus Pengeluaran

Ada lima aktivitas dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

1.      Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa

2.      Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

3.      Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4.      Aktivitas persetujuan faktur dan Supplier

5.      Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

1.      Aktivitas Permintaan Pembelian Barang Atas Kebutuhan Barang dan Jasa

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requistion. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

            Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke Supplier.

2.      Aktivitas Pemesanan Barang dan Jasa Yang Akan Dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purshase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari Supplier dari beberapa Supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, departemen pembelian akan melakukan pemesanan dan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jasa yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

3.      Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa Yang Telah Dibeli

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembaliakn kepada Supplier yang bersangkutan. Pada kativitas ini juga mungkin dilakuakn adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangakan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

4.      Aktivitas Persetujuan Faktur dan Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yangg ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakuakn pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sudah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.

5.      Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayaran, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan menagih perusahaan sesuai dengan dokumen Voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

Refernsi :

http://aidinafauzia.blogspot.co.id/2016/01/aktivitas-aktivitas-siklus-pengeluaran.html

SIKLUS PENGELUARAN

        Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku,barang jadi,perlengkapan dan jasa.Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan,terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang,pencatatan utang dan pelunasan utang.Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut,perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian,sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

         Dalam siklus ini,pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok,sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi,siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja.Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

          Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.berikut ini akan diuraikan masing-masing sistem secara komprehensif.

TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan Siklus pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas dengan pemasok barang atau jasa perusahaan.secara lebih luas,tujuannya adalah :

1.       Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan aturan yang dibutuhkan.

2.      Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik.

3.      Mengamankan barang hingga dibutuhkan

4.      Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar

5.      Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat

6.      Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat

7.      Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan.

8.     Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

 Referensi:

http://putriannameiranda.blogspot.co.id/2016/01/41-siklus-pengeluaran.html

Bagian-bagian yang terkait pada Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

1. Sistem Pembelian
2. Sistem Pengeluaran Kas
3. Sistem Pembayaran Gaji

1. Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

• Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer
• Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
• Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
• Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
• Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang terlampir) :

1. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
2. Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok
4. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
5. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok
6. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
7. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi
8. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

2. Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

1. Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
2. Bagian kas
3. Bagian akuntansi
4. Bagian pemeriksaan intern

Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart terlampir) :

1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran
2. Pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan utang dagang.

3. Sistem penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :

• Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

• Pencatatan waktu kerja

Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

• Pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.

• Distrubusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

• Pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.

Referensi:

https://elisaflorida.wordpress.com/2015/01/30/4-2-bagian-bagian-yang-terkait-pada-siklus-pengeluaran/