Aktivitas - Aktivitas Siklus Pengeluaran

Ada lima aktivitas dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut :

1.      Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa

2.      Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

3.      Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4.      Aktivitas persetujuan faktur dan Supplier

5.      Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

1.      Aktivitas Permintaan Pembelian Barang Atas Kebutuhan Barang dan Jasa

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requistion. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan.

            Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke Supplier.

2.      Aktivitas Pemesanan Barang dan Jasa Yang Akan Dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Purshase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen pembelian barang mencari Supplier dari beberapa Supplier yang ada yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat, departemen pembelian akan melakukan pemesanan dan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jasa yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

3.      Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa Yang Telah Dibeli

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembaliakn kepada Supplier yang bersangkutan. Pada kativitas ini juga mungkin dilakuakn adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangakan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

4.      Aktivitas Persetujuan Faktur dan Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yangg ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakuakn pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sudah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.

5.      Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayaran, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan menagih perusahaan sesuai dengan dokumen Voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

Refernsi :

http://aidinafauzia.blogspot.co.id/2016/01/aktivitas-aktivitas-siklus-pengeluaran.html