Siklus Pengeluaran
yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :
- Sistem Pembelian
- Sistem Pengeluaran Kas
- Sistem Pembayaran Gaji
- Sistem Pembelian
Bagian yang
terkait dalam sistem ini meliputi :
- Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer
- Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
- Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
- Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
- Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Prosedur
transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang terlampir) :
- Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
- Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
- Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok
- Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih
- Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok
- Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
- Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi
- Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
- Sistem Pengeluaran Kas
Sistem
pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem
pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor
yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh
tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan
melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun
demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon
pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Bagian yang
terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :
- Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
- Bagian kas
- Bagian akuntansi
- Bagian pemeriksaan intern
Prosedur dari
sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart terlampir) :
- Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran
- Pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut
- Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan utang dagang.
- Sistem penggajian
Bagian yang
terkait dalam system pengeluaran adalah :
- Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
- Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
- Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
- Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
- Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan
Prosedur dari
sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :
- Pencatatan waktu hadir
Prosedur ini
bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir
biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini
diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang
digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan
memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan apakah karyawan bekerja
diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan untuk
menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan
lembur.
- Pencatatan waktu kerja
Prosedur ini
biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada
pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian
produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan kepada produk atau
pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini
akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk
yang diproduksi.
- Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur
ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan.
Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
- Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur
ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja
ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.
- Pembayaran gaji dan upah
Prosedur
pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan.
Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan kemudian menuangkan
cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah.
Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar